Mit dem Bescheid übermittelt die Sponsorpoolverwaltung ebenfalls ein Formular zur Abrechnung der Rechnungen.

Die Bildungseinrichtung bestätigt gegenüber der Sponsorpoolverwaltung mit Einreichung des Rechnungsformulars nebst Belegen den ordnungsgemäßen Erhalt der geförderten Geräte bzw. Materialien.

Mit dem Rechnungsformular sind die Kaufbelege mit Rechnungsadresse der Bildungseinrichtung im Original unter Angabe der Kontoverbindung der Bildungseinrichtung per Post bei der Sponsorpoolverwaltung einzureichen. Eine private Auslage durch den Projektbetreuenden ist mit der Sponsorpoolverwaltung abzusprechen.

Bei mehreren Kaufbelegen ist neben den Kaufbelegen eine ordentliche Aufstellung mit Nummerierung der Kaufbelege und Summenbildung vorzulegen. Falls die Kaufbelege nicht im DIN-A4-Format vorliegen (z. B. Kassenbons, Thermopapier etc.), sind diese geordnet auf DIN-A4-Papier aufzukleben und zu kopieren. Sowohl die Originalbelege als auch die Kopien sind dem Rechnungsformular beizulegen. Es empfiehlt sich, Sicherheitskopien (z. B. als Scan) anzufertigen.

Rechnungen sind beim Sponsorpool in der gleichen Form einzureichen, wie diese vom Lieferanten erhalten wurden (Original), d. h. hat der Lieferant eine Papierrechnung geschickt, ist diese einzureichen, wurde eine PDF-Datei geschickt, ist diese als PDF-Datei einzureichen.

Die Projektteilnehmer/innen bringen das »Förderlogo des Sponsorpools Brandenburg« auf ihrem Plakat an.